Асноўнымі задачамі канцылярыі з'яўляюцца:

 

1. Арганізацыя справаводства ва ўніверсітэце

2. Забеспячэнне адзінага парадку вядзення справаводства ва ўніверсітэце

3. Метадычнае кіраўніцтва арганізацыяй справаводства ў падраздзяленнях арганізацыі ВНУ

4. Кантроль за своечасовым выкананнем і падрыхтоўкай дакументаў да здачы ў архіў

5. Удасканаленне формаў і метадаў работы з дакументамі

 

Функцыі канцылярыі:

 

1. Вядзенне справаводства ў арганізацыі

2. Забеспячэнне своечасовай апрацоўкі карэспандэнцыі, яе дастаўка па прызначэнні

3. Кантроль за тэрмінамі выканання дакументаў, іх правільным афармленнем.

4. Арганізацыя работ па рэгістрацыі, уліку, захоўвання і перадачы ў адпаведнае структурнае падраздзяленне.

5. Распрацоўка інструкцый па вядзенні справаводства ва ўніверсітэце і іх ўкараненне.

6. Метадычнае кіраўніцтва арганізацыяй справаводства ў падраздзяленнях ВНУ.

7. Кантроль за правільным фарміраваннем, захоўваннем i своечасовай здачай спраў у архіў.

8. Падрыхтоўка справаздач аб захаванні тэрмінаў выканання дакументаў па выніках кантролю за выкананнем.

 

Канцылярыя мае права:

 

1. Даваць ўказанні структурным падраздзяленням ўніверсітэта па пытаннях, якія адносяцца да кампетэнцыі канцылярыі

2. Патрабаваць ад структурных падраздзяленняў:

     2.1. Належнага выканання ўсталяваных правіл працы з дакументамі;

     2.2. Зводную інфармацыю аб выкананні дакументаў, даручэнняў і рашэнняў;

     2.3. Своечасовага выканання даручэнняў і рашэнняў;

3. Вяртаць на дапрацоўку выканаўцам дакументы, выкананыя няякасна, з парушэннем правілаў справаводства, афармлення і інш., І кантраляваць іх выкананне з улікам заўваг.

4. Ажыццяўляць праверкі арганізацыі справаводства ў структурных падраздзяленнях ўніверсітэта.

5. Кансультаваць (даць тлумачэнне, рэкамендацыі) па пытаннях, якія ўваходзяць у кампетэнцыю канцылярыі.